Privacy

Wij verwerken persoonsgegevens van alle personen met wie wij een huurovereenkomst willen afsluiten of waarmee wij dat al hebben gedaan.

Wij verwerken ook persoonsgegevens van personen die geen huurder zijn van ons, zoals andere bewoners en huisgenoten, bewindvoerders, gevolmachtigden, netwerkpartners of contactpersonen van onze zakelijke relaties, kopers, mensen die een woning van ons hebben gehuurd of gekocht en mensen die contact met ons opnemen.

In sommige gevallen verwerken we ook gegevens van derden, zoals bijvoorbeeld bij het cameratoezicht dat wij inzetten in onze Woonwinkel en soms op locaties.

We beschermen jouw privacy goed en we werken natuurlijk altijd binnen de kaders van de wet. Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin de regels staan over het beschermen van jouw privacy. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt hier toezicht op.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot één persoon. Bijvoorbeeld je naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms verwerken we je gegevens anoniem. Officieel gaat het dan niet meer om persoonsgegevens.

We delen de persoonsgegevens die wij verwerken op in drie categorieën:

1. Gewone persoonsgegevens: voornaam, achternaam, geslacht, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, adres, historische adressen, e-mailadres en telefoonnummer. Bij het gebruik van onze website en je huurdersportaal slaan wij ook je IP-adres en je useragent op.

2. Betaalgegevens: rekeningnummer, betaalhistorie en gegevens ten behoeve van de inkomenstoets (waaronder in de toekomst ook het BSN-nummer).

3. Andere persoonsgegevens: studentverklaringen en studentnummers, woningzoekende-registratienummer, nummer legitimatiebewijs, gegevens voor de Signaleringslijst Ongewenst Huurdersgedrag en de Kansen en Sanctielijst, gezinssamenstelling, eventuele medische gegevens bij specifieke woningaanpassingen, beelden (inzet cameratoezicht).

Jouw gegevens verzamelen wij in principe alleen via jou.

We vragen je naam- en contactgegevens en je inkomensgegevens als jij je bij ons inschrijft via rooms.vestide.nl. Met deze gegevens kun je reageren op vrijkomende woonruimte. Als je bij ons huurt, gebruiken we jouw naam- en contactgegevens, jouw betaalgegevens en eventuele andere persoonsgegevens.

Er zijn ook andere situaties waarin we persoonsgegevens gebruiken. Bewonerscontact gebruikt bijvoorbeeld een aantal gegevens om je goed te kunnen helpen met vragen. Tenslotte gebruiken we persoonsgegevens voor onderzoek, het afhandelen van juridische geschillen en het bestrijden van fraude.

We onderscheiden de volgende doelen:

Doel 1: leveren van diensten

• Inschrijven in onze systemen

• Woonruimtebemiddeling en woonruimte verhuur, waar onder op maken van het huurcontract

• Bewonerscontact

• Authenticatie van onze bewoner

• Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen

• Het onderhoud en de verduurzaming van de woning

• Fijn en ongestoord wonen (in een leefbare buurt), waaronder community building.

• Online organiseren

• Betaalbare en doelmatige organisatie

Doel 2: onderzoek en statistiek

• Bijhouden van het aantal (nieuwe) huurders per stadsdeel of buurt

• Analyseren van deze data

• Transparante verantwoording

• In sommige gevallen: controle op jouw onderwijsstatus

• Het doen van woningmarktanalyses, tevredenheidsonderzoeken en leefbaarheidsonderzoeken

Doel 3: voorkomen van huurachterstand / aanpak van overlast en fraude

• Bijhouden van huurachterstand

• Onderzoek naar woonoverlast

• Onderzoek naar woonfraude

Doel 4: juridische geschillen

• Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil

• Bij een notering op de Kansen en Sanctielijst of de Signaleringslijst Ongewenst Huurdersgedrag

Doel 5: cameratoezicht

• Op sommige locaties maken wij gebruik van cameratoezicht. Waarom en waar wij dit inzetten, kan je teruglezen op www.woonbedrijf.com/cameratoezicht

• In onze Woonwinkel hangen camera’s voor jouw en onze veiligheid. Bij de ingang van de Woonwinkel staat hierover een melding. We gebruiken de video-opnames alleen als we deze om veiligheidsredenen nodig hebben

Wij gebruiken jouw gegevens alleen als we daar recht toe hebben op basis van de redenen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ons daarvoor geeft. De redenen die bij ons het meeste voorkomen leggen we hierna uit.

Overeenkomst

Wij hebben jouw gegevens nodig om de met jou gemaakte afspraken na te komen. We gebruiken voor het verhuren of verkopen van een woning een overeenkomst. In sommige gevallen hebben we jou gegevens al nodig voordat een overeenkomst tot stand komt, zoals in de precontractuele fase.

Bepaalde persoonsgegevens zijn nodig om een gedeelte van onze dienstverlening uit te voeren. We kunnen je dan alleen helpen als we deze gegevens van jou hebben. Bijvoorbeeld een machtiging om de huur te betalen. Natuurlijk vragen we nooit meer gegevens dan we echt nodig hebben.

Wettelijke verplichting

Wij moeten als verhuurder voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld de controle op inkomensgegevens bij de totstandkoming van de huurovereenkomst en de jaarlijkse accountantscontroles.

Gerechtvaardigd belang

Wij vinden het belangrijk om als verhuurder onze taken op een goede manier uit te voeren.

Daarom voeren wij regelmatig (structureel en ook bij klantcontact, uitvoering van onderhoud of projecten) enquêtes uit om onze dienstverlening te toetsen en verbeteren. In zo’n enquête vertellen we altijd wat het doel is van de enquête, waar we de resultaten voor gebruiken en of de enquête anoniem is.

Als verhuurder zorgen wij voor het onderhoud van onze woningen. Daarnaast hebben wij ook nieuwbouw-, verduurzamings- en renovatieprojecten.

Om te zorgen voor een eerlijke woonruimteverdeling en fijn en ongestoord wonen, zodat wij onze taak als goed verhuurder kunnen waarmaken, zetten we ons in voor de aanpak van huurachterstanden, overlast en fraude.

Toestemming

In sommige gevallen mogen jouw gegevens gebruiken, omdat je daar toestemming voor hebt gegeven. Deze toestemming geef bijvoorbeeld je als je gebruik maakt van de website, een formulier op de website invult, je aanmeldt voor een communitybuilding-platform, betalingsmail of toestemming geeft voor het maken van een foto of het geven van een interview. Verwerken wij gegevens op basis van jouw toestemming, dan is het voor jou altijd mogelijk om deze toestemming op een later moment in te trekken.

We maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zonder dat menselijke tussenkomst, oftewel het gebruik van automatische profielen. Dit is voor onze dienstverlening niet nodig.

Voor een aantal van onze taken schakelen wij andere partijen in, zoals aannemers en andere leveranciers voor het onderhoud of andere maatregelen aan je woning, maar ook voor het uitvoeren van tevredenheidsonderzoek. Deze partijen krijgen alleen gegevens van jou die zij echt nodig hebben. Meestal is dit je adres en je telefoonnummer of e-mailadres om een afspraak te maken of om je vragen te stellen.

Voor de aanpak van zaken als overlast, huurachterstanden, drugs en fraude werken we samen met de gemeente, politie en andere partijen. In sommige gevallen kiezen we ervoor om een particulier onderzoeks- of recherchebureau in te schakelen voor woonfraude- of overlastonderzoeken. Per onderzoek wordt afgewogen of we de persoon hier vooraf of achteraf van op de hoogte stellen. Uiteraard houden we ons hierbij aan wet- en regelgeving.

Voor de bemiddeling in woonruimte, plaatsingen op de signaleringslijst Ongewenst Huurdersgedrag en de Kansen en Sanctielijst en het plaatsen van bepaalde doelgroepen of urgente gevallen werken we samen met andere woningcorporaties, onderwijsinstellingen, zorginstellingen en gemeenten. Daarnaast proberen we onze online dienstverbetering steeds beter te maken. Hierbij en voor de verdere vormgeving van onze dienstverlening maken we gebruik van een aantal softwareoplossingen.

Bij de jaarlijkse accountantscontrole zijn we verplicht bepaalde (persoons)gegevens aan te leveren bij onze accountant.

Wanneer wij jouw gegevens met anderen delen, zorgen wij ervoor dat jouw privacy goed beschermd blijft. Dit doen wij bijvoorbeeld door contracten te sluiten met deze partijen, waarbij wij goede afspraken maken over bijvoorbeeld de beveiliging van jouw gegevens. Daarbij spreken we af dat zij jouw gegevens niet voor eigen gebruik mogen inzetten. Onze uitwisseling van gegevens valt altijd binnen de wettelijke kaders.

Ons uitgangspunt is om jouw persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken, zodat de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing is.. Als we hier een uitzondering op maken dan zorgen we ervoor dat er voor de internationale doorgifte passende maatregelen worden getroffen, zodat jouw gegevens adequaat worden beschermd. We leggen dit vast in ons Verwerkingsregister.

Je kunt erop vertrouwen dat we je persoonsgegevens goed beveiligen. We kiezen altijd voor een beveiligingsniveau dat past bij de technische ontwikkeling en de kosten. Zo voorkomen we zo goed als we kunnen dat de verkeerde mensen je gegevens kunnen zien, veranderen of openbaar maken en dat jouw gegevens verloren raken of op een andere manier verkeerd worden gebruikt.

Voorbeelden van onze maatregelen zijn encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy.

Als we jouw gegevens delen met andere organisaties, zorgen we dat ook deze organisaties je gegevens technisch en organisatorisch goed beschermen.

We werken volgens een vastgesteld bewaartermijnenbeleid. Hoe lang we gegevens bewaren, hangt af van het type gegevens en het doel waarvoor we de gegevens gebruiken. Natuurlijk bewaren we gegevens nooit langer dan nodig en / of wettelijk is toegestaan. Huurdersdossiers worden verwijderd 5 jaar na beëindiging van de huurovereenkomst, tenzij er sprake is van achterstand of procedures, dan kiezen wij ervoor om de bewaartermijn in te laten gaan, na afronding van de procedure of beëindiging van de achterstand. Uitzondering op deze bewaartermijn zijn het bewaren van bijvoorbeeld dossierstukken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Camerabeelden uit onze Woonwinkel en bij onze complexen bewaren wij maximaal 28 dagen, tenzij langere bewaring nodig is. Meer hierover is te lezen via www.woonbedrijf.com/cameratoezicht.

Het is je recht dat wij jouw privacy goed beschermen. Daarnaast heb je deze rechten:

• Recht van inzage: je mag de persoonsgegevens inzien die wij van jou verwerken.

• Recht van correctie: als de persoonsgegevens die wij van jou verwerken niet kloppen, mag je deze aan laten passen.

• Recht van verwijdering: als wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waar we ze voor gevraagd hebben, mag je ons vragen deze te verwijderen. Behalve als wij verplicht zijn jouw gegevens te bewaren, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst.

• Recht op beperking: in de periode dat wij je verzoek rond een van bovenstaande rechten verwerken, heb je het recht om beperking van het verwerken van gegevens aan te vragen.

• Recht van dataportabiliteit: je mag ons vragen alle gegevens die wij van jou hebben, over te dragen aan een organisatie die jij aanwijst. Dit kan als wij deze gegevens verwerken op basis van toestemming of overeenkomst, niet als wij deze verwerken op wettelijke grond.

• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens als wij deze verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of algemeen belang. Er wordt dan een belangenafweging gemaakt.

De volgende gegevens delen wij niet:

• Aantekeningen en notities die wij voor intern gebruik hebben gemaakt.

• Persoonsgegevens van anderen. We delen bijvoorbeeld geen klacht over een huurder die door de buurman is ingediend.

• Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG.Verzoeken tot inzage/verwijdering van camerabeelden verlopen via www.woonbedrijf.com/cameratoezicht.

Wil je gebruik maken van één van jouw rechten?
Kom dan naar onze Woonwinkel, bel Bewonerscontact via 040243 43 43 of mail onze privacy officer via: privacyofficer@woonbedrijf.com en geef aan van welk recht je gebruik wilt maken. Wij kunnen je vervolgens vragen om een formulier in te vullen. Ook kunnen wij je vragen om jezelf te legitimeren. Dit om er zeker van te zijn dat we jouw persoonsgegevens niet met iemand anders delen en om te voldoen aan de eisen die de wet stelt.

Locaties
Op sommige locaties maken wij gebruik van cameratoezicht. We zetten cameratoezicht soms in om de leefbaarheid te vergroten. Waarom en waar wij dit inzetten en alles over het aanvragen of wissen van camerabeelden kan je lezen op www.woonbedrijf.com/cameratoezicht
(Vestide is onderdeel van Woonbedrijf).

Woonwinkel
In onze Woonwinkel hangen camera’s voor jouw en onze veiligheid. Bij de ingang van de Woonwinkel staat hierover een melding. We gebruiken de video-opnames alleen als we deze om veiligheidsredenen nodig hebben.

Heb je vragen over jouw privacy of wil je gebruik maken van één van jouw rechten?

Kom naar onze Woonwinkel, bel via +31 40 297 93 80 of mail onze privacy officer via: privacyofficer@woonbedrijf.com én stel jouw vraag.

Als je een vraag hebt over jouw persoonsgegevens, dan kunnen wij je vragen om een formulier in te vullen. Ook kunnen wij je vragen om jezelf te legitimeren. Dit om er zeker van te zijn dat we jouw persoonsgegevens niet met iemand anders delen.

• Vind je dat wij je niet op een juiste manier helpen dan kan je een klacht indienen. Dat kan via: https://vestide.nl/klacht-melden/. Meld in je klacht duidelijk dat het om een privacy-klacht gaat. We zoeken dan graag samen met jou naar een oplossing.

• Ook heb je het recht om een privacyklacht in te dienen bij de toezichthouder. Dat is de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl kan je informatie vinden over hoe een klacht in te dienen.